Peran dan tanggung jawab Project Manager dan Project Leader secara umum dan secara khusus pada 7 fase Pengelolaan Proyek Sistem Informasi.

Pimpinan Proyek (Project Leader)

Mengawasi programmer.

Bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis, seperti analisis, disain dan tugas-tugas pemrograman keseluruhan.

Tujuan utama : kualitas produk yang dihasilkan secara teknik.

Manajer Proyek (Project Manager)

Manajer dalam tim (pimpinan, motivator, dll).

Bertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datangnya dari luar (laporan, pertemuan-pertemuan, penghubung antara manajemen tingkat atas dengan user).

Tujuan utama : keberhasilan proyek (perencanaan, pengontrolan, komunikasi)

V_Class Pengelolaan Proyek Sist. Informasi (Prototipe)

  Prototyping adalah salah satu metode siklus hidup sistem yang didasarkan pada konsep model bekerja. Prototyping adalah bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau bagian dari suatu sistem. Prototyping adalah proses pengembangan model awal tersebut untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus menerus sampai didapatkan sistem yang utuh, artinya sistem akan dikembangkan lebih cepat daripada metode tradisional dan biayanya menjadi lebih rendah. Tujuan dari Prototypingialah untuk memperkecil resiko rekayasa-ulang proses bisnis. Bila tidak mungkin dibuat prototipe-nya, maka dengan inovasi bertahap, sedemikian rupa sehingga manajemen dapat memimpin melalui serangkaian perubahan yang layak.  Prototype dapat memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya.

Terdapat dua macam prototype, yaitu:

1. Prototype yang akan dikembangkan menjadi system operasional, bentuk ini sering disebut sebagaievolutionary protoyipe.
2. Prototype yang hanya akan menjadi cetak biru (blue print) dari system yang dikembangkan, bentuk ini sering disebut sebagai throwaway prototype.

Manfaat digunakannya prototype adalah membuat pengembang sistem dan pemakai mempunyai ide tentang bagaimana bentuk akhir dari sistem akan bekerja. Adapun kegiatan menghasilkan prototypedisebut juga dengan prototyping.

1. Tahap proses pembuatan prototype pertama  (evolutionary prototype):
   1. Tentukan kebutuhan. Tentukan apa kebutuhan user. Analis sistem mewawancarai user untuk mendapatkan ide tentang apa yang diinginkan oleh user dari sistem yang akan dikembangkan.
   2. Membuat prototype,  pada tahap ini analis sistem bekerja sama dengan ahli computer yang lain, dengan memanfaatkan satu atau beberapa alat bantu untuk pembuatan dan pengembanganprototype.
   3. Evaluasi, pada tahap ini analis sistem memperkenalkan prototype kepada user, menuntun user untuk mengenali karakteristik dari prototype. Dari kesempatan uji coba ini, user akan memberikan pendapatnya pada analis sistem. Kalau prototype diterima dilanjutkan ke tahap 4. Kalau ada perbaikan maka langkah berikutnya adalah mengulangi tahap1, 2 dan 3 dengan pengertian  yang lebih baik tentang apa yang diinginkan oleh user.
   4. Gunakan Prototype. Prototype menjadi sistem yang operasional.
   5. Tahap-tahap proses pembuatan prototype tipe kedua (throwaway prototype)
      1. Tentukan kebutuhan. Tentukan apa kebutuhan user. Analis sistem mewawancarai user untuk mendapatkan ide tentang apa yang diinginkan oleh user dari sistem yang akan dikembangkan.
      2. Buat prototype. Analis sistem bekerja sama dengan ahli computer yang lain, dengan memanfaatkan satu atau beberapa alat bantu untuk pembuatan prototype, mengembangkanprototype.
      3. Evaluasi. Analis sistem memperkenalkan prototype kepada user, menuntun user untuk mengenali karakteristik dari prototype. Dari kesempatan uji coba ini, user akan memberikan pendapatnya pada analis sistem. Kalau prototype diterima dilanjutkan ketahap 4. Kalau ada perbaikan maka langkah berikutnya adalah mengulangi tahap1, 2 dan 3 dengan pengertian yang lebih baik tentang apa yang diinginkan oleh user.
      4. Program sistem. Pemrogram memanfaatkan prototype sebagai pedoman untuk mengembangkan sistem yang operasional.

            Persamaan dan perbedaan dari dua prototype tersebut adalah :

• Pada tipe pertama, prototype yang dibuat akan menjadi sistem operasional. Artinya prototypedikembangkan sesuai dengan karakteristik dan bentuk akhir dari produk yang diinginkan.
• Pada tipe kedua, prototype yang dibuat hanya akan memperlihatkan perkiraan bentuk sistemnya saja, tidak berisi komponen-komponen penting lainnya.

Manfaat dilakukanya prototyping:

• Terjadi komunikasi antara user dengan pengembang sistem, sehingga Analis sistem dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan user
• Peningkatan peran user pada pengembangan sistem
• Sistem dapat dikembangkan lebih cepat
• Tahap implementasi menjadi lebih mudah, karena user sudah mengenali apa yang dapat dihasilkan oleh sistem yang dikembangkan.

Ciri-ciri prototype yang baik adalah :

• Beresiko tinggi. Problemnya tidak terstruktur dengan baik, perubahan-perubahan sering terjadi sepanjang waktu, dan kebutuhan datanya tidak tentu.
• Dialog User – Komputer. Tampilan layar sebagai sarana interaksi antara user dengan computer.
• Banyak User. Kesepakatan untuk rancangan rinci sulit diperoleh tanpa ebuah bentuk yang dapat diperlihatkan kepada user.
• Ingin cepat selesai. User ingin segera melihat bagimana sistem bekerja
• Singkat. Sistem hanya dipakai untuk jangka waktu yang singkat saja.
• Inovatif.  Sistem adalah sesuatu yang sangat inovatif, me-manfaatkan teknologi perangkat keras maupun perangkat lunak yang canggih (terbaru).
• Berubah-ubah. Sistem memahami apa yang diinginkan oleh user Aplikasi yang tidak mempunyai cirri-ciri seperti diatas, umumnya dapat dikembangkan dengan Daur Hidup Pengangmabnag Sistem Tradisional (klasik).

            Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa prototyping dapat menjadi suatu teknik yang baik dalam memperbaiki suatu sistem yang akan di implementasikan. Manfaatnya bagi end user ialah, end user akan menikmati hasil akhir atau dengan kata lain suatu sistem yang sudah diperbaharui, sehingga kemungkinan untuk terjadinya masalah sangat kecil, karena sistem akhir merupakan hasil-hasil perbaikan dari prototype. Sedangkan untuk IT spesialis dapat membantu mereka dalam pekerjaan mereka sebagai IT spesialis.

V-Class Pengelolaan Proyek Sist. Informasi Pre test estimasi & Post test estimasi

1) Apakah yang dimaksud dengan ‘estimasi’? Carilah satu contoh yang berhubungan dengan estimasu, tuliskan pada blog Anda yang terkoneksi dengan Studentsite?

Jawab:

Estimasi merupakan sebuah proses pengulangan. Pemanggilan ulang estimasi yang pertama dilakukan selama fase definisi, yaitu ketika anda menulis rencana pendahuluan proyek. Hal ini perlu dilakukan, karena anda membutuhkan estimasi untuk proposal. Setelah fase analisis direncanakan ulang, anda harus memeriksa estimasi dan merubah rencana pendahuluan proyek menjadi rencana akhir proyek.

contohnya :

Estimasi Biaya Perangkat lunak

Sebuah proyek dikatakan berhasil apabila sistem tersebut bisa diserahkan tepat waktu, sesuai antara biaya dan kualitas yang diinginkan. Hal tersebut menandakan bahwa apa yang ditargetkan manajer proyek telah bisa dicapat. Meski target yang dibuat manajer proyek masuk akal, tapi tidak memperhitungkan catatan level produktivitas timnya, kemungkinan tidak akan bisa memenuhi deadline dikarenakan estimasi awal yang salah. Oleh karenanya, perkiraan yang realistik menjadi kebutuhan yang sangat krusial bagi seorang manajer proyek. Beberapa kendala estimasi sangat dipengaruhi oleh karakteristik perangkat lunak (software), khususnya kompleksitas dan hal-hal lain yang tidak kasat mata. Juga kegiatan SDM yang terlibat dalam pengembangan sistem tidak bisa diperhitungkan secara pasti dengan menggunakan cara-cara yang mekanistik. Belum lagi kesulitan lain yang menghalangi keberhasilan proyek perangkat lunak, sepert :

· Aplikasi perangkat lunak yang diusulkan : beberapa proyek mirip biasanya dikembangkan berdasarkan pengalaman sebelumnya. Padahal proyek perangkat lunak memiliki sifat yang unik sehingga sering ada hal-hal yang tidak terduga dan penuh ketidakpastian.

· Perubahan teknologi : perubahan bahasa pemrograman yang digunakan bisa menghambat waktu selesainya proyek.

· Kurang homoginnya pengalaman proyek : estimasi akan efektif bila dibuat berdasarkan proyek-proyek sebelumnya, hanya saja banyak perusahaan yang menyembunyikan data proyek-proyek sebelumnya dari para staf.

· Subyektifitas estimasi : orang cenderung berlaku under-estimate terhadap kesulitan dari pekerjaan-pekerjaan kecil dan ber bertindak over-estime pada proyek-proyek besar yang dianggap lebih komplek dan sulit.

· Implikasi Politik : kelompok berbeda dalam sebuah organisasi bisa memiliki tujuan berbeda. Manajer pengembang sistem informasi mungkin akan menekan pada bagian ‘estimator’ untuk mengurangi estimasi harga berdasarkan anjuran atasannya. Sedangkan pada bagian pemeliharaan berharap tidak terjadi pembengkaan biaya dan keterlambatan waktu penyerahan agar citranya tidak jelek. Sebagai jalan tengahnya, estimasi sebaiknya dibuat oleh tim khusus yang bersifat independen dari penngguna maupun tim proyek.

2) Sebutkan teknik-teknik estimasi pada Proyek Sistem Informasi Tuliskan pada blog Anda yang tekoneksi dengan Studentsite.

Jawab:

1. Keputusan Profesional

Katakanlah bahwa anda merupakan orang yang memiliki pengalaman yang luas dalam membuat program “report generation modules”. Anda melakukannya dengan pendekatan merancang report tersebut dan memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat program tersebut. Setelah mempelajari rancangan program selama 5 menit, programmer lalumenutup matanya selama 5 menit (dia tidak tidur, tetapi berhitung), dan kemudian mengatakan “15 hari”. Inilah yang disebut Keputusan Profesional murni. Keuntungan dari teknik ini adalah cepat , dan jika seseorang sudah ahli dalam teknik ini, maka estimasinya pasti akan lebih akurat. Sedangkan kerugian dari teknik ini adalah bahwa anda membutuhkan seorang ahli yang berpengalaman dalam bidang ini, dan beberapa ahli tersebut akan bekerja keras untuk mendapatkan estimasi yang tepat.

2. Sejarah

Jalan keluar dari ketergantungan pada orang dan untuk membuat estimasi lebih khusus, yaitu anda harus mengerti tentang sejarahnya. Tulislah berapa lama masing-masing tugas dapat diselesaikan dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut. Anda dapat membandingkan tuagas yang akan diestimasik dengan tugas yang sama yang dikerjakan lebih awal, setelah itu mulailah dengan melakukan estimasi. Hal ini dimaksudkan agar anda menjabarkan suatu proyek ke dalam beberapa tugas yang biasanya diulang dan mudah untuk dibandingkan.

3. Rumus-rumus

Ada beberapa rumus yang digunakan dalam software estimasi. software yang baik untuk diketahui adalah COCOMO (Referensi 15). COCOMO dapat digunakan untuk memperkirakan biaya proyek, usaha (person months), jadwal, dan jumlah staf untuk masing-masing fase berikut ini :

Preliminary Design - our Analysis Phase

Detailed Design (DD) - our Design Phase

Code and Unit Tes (CUT) - same as ours

System Test - our System Test and Acceptance Phase